Negli ultimi tempi l’ambiente digitale ha abbracciato in modo pervasivo sempre più ambiti della vita quotidiana. Per molti, la maggior parte dei processi lavorativi si è svolta da remoto.

Oggi, per alcune realtà imprenditoriali, i processi di digitalizzazione che si sono innescati nei mesi scorsi hanno la possibilità di trovare compimento. Lo scenario si amplia anche in termini contabili, e nella conseguente possibilità di gestire alcune attività amministrative.

Cosa significa contabilità in cloud?

In parole semplici, le aziende scelgono di spostare la gestione e la registrazione dei flussi contabili online, dimenticando i tradizionali metodi di conservazione – la tenuta registri che riempiono interi scaffali e armadi di ufficio. Avere una piattaforma personalizzabile e sicura per condividere informazioni in tempo reale apre alle diverse possibilità offerte dalla contabilità in cloud.

I vantaggi della contabilità cloud

I processi di contabilità semplificata in mobilità non richiedono particolari conoscenze informatiche, né economico-amministrative. È sufficiente affidarsi ad un software di gestione contabile che da un lato soddisfi i requisiti dettati dal regime fiscale d’appartenenza, e dall’altro consenta di avere sotto controllo l’andamento aziendale.

La caratteristica principale di un software contabilità è la condivisione dei contenuti in tempo reale e immediato con altri utenti all’interno della rete aziendale. In questo modo il software gestionale sarà di grande aiuto nell’ottenimento di dati e nell’elaborazione degli stessi per la creazione della migliore strategia di impresa.

Come funziona la contabilità in cloud?

Dimentichiamoci i metodi della partita doppia e immaginiamo di avere un grande registro virtuale sul quale annotare tutte le transazioni che coinvolgono un’azienda. La contabilità in cloud non si limita alla sola registrazione di entrate e uscite contabili – si tratta di uno strumento utilizzato per una gestione integrata d’azienda. Ad accedere al software di contabilità sono tutti gli utenti interessati, abilitati con differenti privilegi d’accesso. Dai buyer ai commercialisti dell’azienda. Si può accedere al software contabilità contemporaneamente da più dispositivi.

Sembra banale, ma la caratteristica principale della contabilità in cloud è che tutti i dati inseriti in questo software di gestione non andranno mai persi o distrutti. In qualsiasi momento è possibile recuperarli, modificarli, aggiornarli e condividerli con chi si vuole e in tempo reale.

Non essendo necessario scaricare alcun programma in locale, si riducono i costi per l’installazione, gestione e manutenzione del software. Non serve uno specifico hardware, ma si può accedere da qualunque tipo di dispositivo. Per cui, se il tuo smartphone cade a terra e si rompe, in qualsiasi momento puoi recuperare i dati accedendo al software contabilità da un tablet o un pc.

I dati inseriti sono sincronizzati in tempo reale e fruibili contemporaneamente da parte di tutti gli utenti. L’aggiornamento delle informazioni non richiede tempistiche lunghe come solitamente accade con i tradizionali strumenti gestionali.

Tutte le informazioni sono al sicuro. A differenza del cartaceo, che mette a rischio smarrimento e dispersione le informazioni. Una contabilità semplificata gestita in cloud è inoltre protetta da tentativi di criptaggio e i dati restano salvati in formato pdf per dieci anni.

Si riducono anche i tempi di lavoro. In qualsiasi momento, anche fuori dall’ufficio, è possibile accedere al software contabilità, apportare modifiche o aggiungere informazioni. L’unica cosa di cui si ha bisogno è una connessione internet.

In quali ambiti viene maggiormente utilizzata la contabilità in cloud?

In genere questo strumento è scelto da medie e piccole imprese, o da aziende che si occupano di vendite online. Le principali funzioni offerte sono:

• registrazione dei flussi contabili, in entrata e uscita;

• registrazione di fatture elettroniche e conservazione in archivio;

• CRM / gestione del portafoglio clienti, con annotazione dei dati anagrafici e dei movimenti commerciali;

• gestione del rapporto con i fornitori;

• creazione di preventivi e ordini di vendita;

• condivisione di grafici, report e analisi di business.

Qual è il sistema cloud di contabilità più diffuso?

Piccole e medie imprese stanno orientando la loro scelta alla gestione della contabilità in cloud, utilizzando alcuni dei prodotti più diffusi. Si tratta di strumenti abbastanza semplici e intuitivi, utilizzati per semplificare la fase contabile/amministrativa e tenere sotto controllo in tempo reale l’andamento del business.

Le principali funzioni sono selezionabili da un’interfaccia, attraverso cui gestire il magazzino, emettere fatture elettroniche, pianificare le attività dei collaboratori e dipendenti e prendere in carico gli ordini dei clienti. Una gestione di contabilità semplificata in cloud permette anche di assolvere a tutti gli adempimenti di tipo giuridico-contabile, come la tenuta dei registri contabili e lo scambio di informazioni con la Pubblica Amministrazione.